Na Uniwersytecie Warszawskim oficjalnie zainaugurowano – po wcześniejszym pilotażu – elektroniczne doręczanie decyzji stypendialnych. Studenci i doktoranci UW nie będą musieli zgłaszać się po odbiór decyzji o przyznaniu bądź nieprzyznaniu stypendiów naukowych. Dokumenty te dotrą do nich w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy USOSweb.
Cyfrowe podpisywanie i elektroniczne doręczanie tego rodzaju decyzji administracyjnych to część pakietu e-usług wdrażanych w ramach realizacji projektu „e-UW – rozwój e-usług Uniwersytetu Warszawskiego związanych z edukacją”, współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020. Projekt realizowany jest przez Wydział Matematyki, Informatyki i Mechaniki, Centrum Kompetencji Cyfrowych (dawne COME i LaCH) oraz Wydział Zarządzania. Beneficjentami e-usługi będą zarówno wnioskodawcy, jak i osoby odpowiedzialne za rozpatrzenie wniosków stypendialnych.
Dzięki elektronicznemu podpisywaniu wymienionych wyżej decyzji, znikną kolejki, a obsługa procesów stypendialnych na UW stanie się sprawniejsza i bardziej ekologiczna.
Elektroniczne doręczanie decyzji jako e-usługa
Każdego roku studenci i doktoranci składają ok. 12 tysięcy wniosków o różnego rodzaju świadczenia (doktoranci – około 3 tysięcy, studenci – około 9 tysięcy). Do ich wypłacania konieczne jest wydanie, a następnie doręczenie decyzji administracyjnej.
Pracą związaną z procesem przyznawania stypendiów na UW zajmuje się kilkaset osób. Wnioski o te świadczenia, zarówno studenckie, jak i doktoranckie, rozpatrywane są obecnie elektronicznie – za pośrednictwem platformy USOSweb. – W 2015 r. razem z Pawłem Posielężnym z WMIM UW, jednym z autorów modułu stypendialnego w USOSweb, rozpoczęliśmy prace projektowe nad gruntownym przebudowaniem USOS i USOSweb, co w przyszłości miało umożliwić doręczanie decyzji drogą elektroniczną – wskazują Natalia Wojciechowska i Łukasz Krawiranda, odpowiedzialni za projektowanie tych systemów oraz ich wdrożenie na UW. – Początki nie były łatwe. Próby wykorzystania platformy ePUAP, niestety, nie powiodły się. Zaczęliśmy więc szukać innych rozwiązań – dodaje Łukasz Krawiranda.
Stworzenie oprogramowania służącego elektronicznemu doręczaniu decyzji administracyjnych w USOSweb stało się możliwe dzięki uruchomieniu w 2017 r. projektu „e-UW – rozwój e-usług Uniwersytetu Warszawskiego związanych z edukacją”. Jest to jedna z dziesięciu zintegrowanych elektronicznych usług typu front-office (wykorzystywanych podczas bezpośredniego kontaktu z odbiorcą), które do końca 2019 roku zostaną wdrożone na Uniwersytecie Warszawskim. Więcej informacji o projekcie znajduje się w piśmie uczelni „UW” (nr 4/2018, s. 18-19) oraz na stronie internetowej www.euslugi.uw.edu.pl.
Szybciej i taniej
Po oficjalnym uruchomieniu procedury cyfrowego podpisywania decyzji w sprawie stypendiów naukowych ich elektroniczne doręczanie do studentów i doktorantów UW będzie możliwe dzięki wykorzystaniu kwalifikowanego certyfikatu. Zamiast awizo od listonosza wnioskodawca otrzyma na swój adres e-mail wiadomość z informacją, że w USOSweb czeka na niego pismo. Po zalogowaniu się na konto wystarczy podać kod autoryzacyjny otrzymany w kolejnej wiadomości. Wpisanie go będzie równoznaczne z potwierdzeniem odebrania pisma. W wypadku nieodebrania dokumentu, po siedmiu dniach od pierwszej wiadomości, wnioskodawca ponownie otrzyma zawiadomienie (drugie awizo). Jeśli je zignoruje, po kolejnych siedmiu dniach pismo zostanie uznane za doręczone.
Uruchomienie opisywanej e-usługi wiąże się z obniżeniem kosztów po stronie uczelni oraz oszczędnością czasu studentów. Koszt jednego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru to 7,80 zł. Cena jednego certyfikatu z 2-letnim okresem ważności to około 200 zł. Wydanie takiej kwoty na zakup dwóch certyfikatów (na rok), umożliwi w bieżącym roku akademickim cyfrowe podpisanie i elektroniczne doręczenie decyzji dla około 8 tysięcy wnioskodawców ubiegających się o naukowe stypendia przyznawane przez rektora i OKSS UW. Wysłanie takiej liczby decyzji pocztą zajęłoby setki godzin pracy i kosztowałoby około 60 tysięcy zł.
– Wcześniejszy pilotaż pokazał, że bardzo często od podpisania decyzji do jej odbioru w systemie upływało kilkadziesiąt sekund. Trudno więc porównywać wygodę nowego modelu doręczania decyzji z koniecznością czekania w kolejce do dziekanatu albo na poczcie – wskazuje Natalia Wojciechowska.
Kolejny etap wdrożenia omawianej e-usługi to doręczanie decyzji drogą elektroniczną w sprawach o świadczenia socjalne i dla osób niepełnosprawnych.
Prof. UW dr hab. Jolanta Choińska-Mika, prorektor UW ds. studentów i jakości kształcenia, po inauguracji cyfrowego podpisywania decyzji administracyjnych, fot. Piotr Bocian
Cyfrowe podpisywanie i elektroniczne doręczanie decyzji administracyjnych jest jedną z e-usług opracowywanych w ramach projektu „e-UW – rozwój e-usług Uniwersytetu Warszawskiego związanych z edukacją” realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego, współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2014-2020.
