Jak znaleźć złoty środek pomiędzy brakiem informacji a utonięciem w morzu danych, czyli jakie wyzwania czekają nas przed rozpoczęciem działania nowego systemu zarządzania uczelnią – rozmowa z prof. Anną Gizą-Poleszczuk, prorektor UW ds. rozwoju i polityki finansowej.
W styczniu 2016 rok wystartuje na uczelni nowy system informatyczny. Czy będzie to jedynie zmiana „techniczna”, odczuwana tylko przez pracowników, którzy na co dzień będą używać SAP ERP? Czy może być to impuls do większych zmian na uczelni?
W warstwie czysto technicznej nie zmieni się wiele. Pracownicy, którzy wcześniej księgowali dokumenty w HMS, teraz będą księgować je w SAP ERP. Konieczny będzie dla nich okres przejściowy, bo oczywiście niezbędne są szkolenia. Ale wdrożenie nowego systemu samo w sobie nie zmieni uczelni, nie będzie instrumentem naszego rozwoju. Stanie się nim dopiero wtedy, gdy zrozumiemy, że mamy teraz techniczną możliwość otrzymania określonych danych. Narzędzie informatyczne jest tylko tyle warte, ile potrafimy z niego wyciągnąć. Excel sam nie przyniesie nam znakomitych analiz, musimy umieć i chcieć ich dokonać, wykorzystując możliwości Excela. Zadanie, które nas czeka w tym roku, to przemyślenie, co chcemy wiedzieć o uczelni, dlaczego i co z tymi informacjami zrobimy. Dopiero wtedy możemy zaplanować, jakie raporty i informacje będziemy pozyskiwać z systemu. Wszyscy wiemy, że bardzo łatwo jest wyprodukować tzw. data dump, czyli nazbierać dane bez ładu i składu, np. jaki odsetek studentów ma rude włosy, a ilu przyjeżdża na zajęcia samochodami. Tylko po co?
System umożliwi pozyskiwanie danych dotyczących spraw kadrowych, finansowych, ułatwi np. monitorowanie budżetu.
Narzędzie, które wdrażamy, powinno nam pomóc lepiej zarządzać naszymi zasobami, ale nie w rozumieniu oszczędzania czy kontrolowania kosztów, lecz lepszego wykorzystywania tego, co mamy, aby osiągnąć nasze cele. Liczymy na to, że będziemy mogli zobaczyć, jak wykorzystujemy nasze sale, ale przecież nie po to, żeby oszczędzić na rachunkach za prąd, tylko żeby lepiej zorganizować kształcenie.
Kontrola finansów jest na pewno bardzo ważna. Być może, nie rezygnując z jakości, a nawet ją podnosząc, możemy wydawać mniej pieniędzy. To jest ważne, ale nie to jest celem Uniwersytetu. Nie jesteśmy tu po to, żeby oszczędzać czy zarabiać pieniądze. Jesteśmy po to, by – mówiąc szumnie, ale ja naprawdę w to wierzę – świat był lepszy, a ludzie mądrzejsi i szczęśliwsi.
Musimy pamiętać o naszych celach, czyli do czego służy Uniwersytet i z tego punktu widzenia patrzeć na narzędzia informatyczne, nie tylko SAP ERP, lecz także te, które mamy od dawna, w szczególności USOS. Wciąż się podkreśla, że Uniwersytet nie jest przedsiębiorstwem, i oczywiście jest to prawda w tym sensie, że nie jesteśmy nastawieni na zysk, nie wypłacamy dywidend swoim akcjonariuszom, ale nie zmienia to faktu, że nasza działalność czemuś służy i są jakieś jej końcowe efekty.
O tym, dlaczego projekty informatyzacji w instytucjach publicznych nie zawsze kończą się sukcesem i jakie zmiany w funkcjonowaniu Uniwersytetu możliwe będą dzięki nowemu systemowi, przeczytać można w pełnej wersji wywiadu dostępnym w nr 4 (70) pisma uczelni „Uniwersytet Warszawski”.
