Kradzież dzieł z Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie (BUW) została zgłoszona policji 18 października 2023 roku. Rektor UW niezwłocznie po otrzymaniu informacji w tej sprawie powołał Komisję ds. zbadania stanu zabezpieczenia BUW. Do zadań Komisji należały m.in. przegląd i ocena obowiązujących procedur bezpieczeństwa oraz ich przestrzegania w BUW.

W trakcie prac Komisja ustaliła, że w styczniu 2020 roku osoby odpowiedzialne w BUW podjęły decyzje, których skutkiem było niewystarczające zabezpieczenie XIX-wiecznych zbiorów. W szczególności Komisja ustaliła, że nastąpiły zmiany sposobu udostępniania woluminów wchodzących w skład zbioru XIX wieku.

W latach 2018–2020 funkcjonowała Czytelnia Gabinetu Zbiorów XIX Wieku działająca na podstawie „Zasad korzystania ze zbiorów specjalnych BUW”. W Czytelni tej stosowane były szczególne zabezpieczenia, takie jak sprawdzanie celu udostępniania książek, w tym konieczność wskazywania tematu prowadzonych badań oraz afiliacji badawczej, a także wprowadzenie elektronicznej książki odwiedzin ułatwiającej wyszukiwanie informacji o użytkownikach. Obsługę Czytelni prowadził personel doskonale znający udostępniane pozycje. W pomieszczeniu Czytelni został zainstalowany nowoczesny system pozwalający na dokonywanie zbliżeń oraz cofanie obrazu i służący do bieżącego monitorowania sytuacji w pomieszczeniu. W Czytelni obowiązywał zakaz wnoszenia okryć wierzchnich, toreb i plecaków.

Na zebraniu 30 stycznia 2020 roku pracownicy Gabinetu Zbiorów XIX Wieku otrzymali informację, że utrzymywanie odrębnej czytelni jest ekonomicznie nieuzasadnione, a wydzielanie czytelni dla XIX-wiecznych zbiorów nie ma odpowiednika w żadnej innej bibliotece. Komisja uznała tę decyzję za błędną i wysoce ryzykowną. Wskutek powyższej decyzji, podjętej w styczniu 2020 roku przez osoby odpowiedzialne za działalność BUW, wyspecjalizowany zespół pracowników Gabinetu został zdezorganizowany.

Połączenie Czytelni Gabinetu Zbiorów XIX Wieku z Czytelnią Ogólną doprowadziło do tego, że cenne XIX-wieczne zbiory oraz pozycje współczesne były udostępniane w tym samym pomieszczeniu. Przestały obowiązywać szczególne zasady udostępniania zbiorów XIX-wiecznych. Korzystanie z nich odbywało się jedynie według ogólnych „Zasad udostępniania zbiorów w Czytelni Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie”. Zaniechano wykorzystywania w pełni możliwości wysoce specjalistycznego sprzętu do monitoringu XIX-wiecznych zbiorów. Komisja uznała także za błędną decyzję o rezygnacji ze szkoleń pracowników z obsługi sprzętu do monitoringu, zmianę układu stołów, zniesienie zakazu wnoszenia do czytelni toreb, plecaków i okryć wierzchnich, powierzenie nadzoru nad księgozbiorem osobom nieposiadającym właściwych kwalifikacji, w tym odpowiednich kompetencji językowych, w szczególności w zakresie języka rosyjskiego.

Innym ważnym wątkiem, którym zajęła się Komisja, jest postępowanie osób odpowiedzialnych w BUW po uzyskaniu informacji o możliwych kradzieżach oraz sposobu (nie)informowania o nich władz uczelni i pracowników Biblioteki. Zgodnie z ustaleniami Komisji 22 grudnia 2022 roku na adres mailowy reklamacje.buw@uw.edu.pl, obsługiwany przez pracowników Oddziału Udostępniania Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie, wpłynęła wiadomość z Komendy Głównej Policji z informacją o prowadzonych na wniosek Policji Łotewskiej czynnościach dotyczących kradzieży zbiorów łotewskiej Biblioteki Narodowej na podstawie fałszywych lub wyrobionych na nieprawdziwe dane dokumentów.

Mimo otrzymania informacji o podwyższonym zagrożeniu kradzieżą zbiorów XIX-wiecznych dyrekcja BUW nie podjęła kroków o charakterze organizacyjnym, aby ograniczyć ryzyko kradzieży, m.in. nie powrócono do procedur i organizacji sprzed decyzji ze stycznia 2020 roku. Ponadto nie powiadomiono o zagrożeniu ani władz rektorskich, ani władz kanclerskich Uniwersytetu Warszawskiego. Informacja nie została przekazana również Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, pracownikom Biura Prawnego, Gabinetu Zbiorów XIX Wieku oraz Oddziału Przechowywania Zbiorów UW, bibliotekom wydziałowym ani jakimkolwiek innym bibliotekom w kraju i za granicą. Nie zablokowano karty bibliotecznej osoby, o której polska policja informowała w wiadomości mailowej do BUW. Nie nawiązano też kontaktu z władzami łotewskiej Biblioteki Narodowej w celu pozyskania dodatkowych informacji w tej sprawie.

W sprawozdaniu Komisja przedstawiła także rekomendacje o charakterze organizacyjnym, których wdrożenie powinno uniemożliwić podobne kradzieże w przyszłości, w tym m.in.:

• przywrócenie Czytelni Gabinetu Zbiorów XIX Wieku oraz udostępnianie zasobów według „Zasad korzystania ze zbiorów specjalnych BUW”, jak to miało miejsce do stycznia 2020 roku;
• zabezpieczenie cennych zbiorów metodami fizycznymi;
• oddzielenie cennych zbiorów historycznych od zbiorów użytkowych;
• odmowa dostępu do książek starszych niż z 1945 roku, jeśli w przestrzeni wirtualnej znajdują się wersje cyfrowe tych pozycji;
• przeprowadzenie digitalizacji zbiorów, w tym digitalizacji na żądanie;
• rozbudowa i modernizacja systemu monitoringu wizyjnego;
• przegląd i aktualizacja procedur wewnętrznych BUW;
• wprowadzenie cyklicznych szkoleń dla pracowników BUW;
• oszacowanie rzeczywistej wartości posiadanego zbioru BUW.

Postępowanie w sprawie prowadzi prokuratura i policja, z którymi Uniwersytet Warszawski ściśle współpracuje.