W związku z Zarządzeniem nr 50 Rektora UW z 10 marca 2020 r. w sprawie zapobiegania rozprzestrzenianiu się koronawirusa wśród społeczności UW wprowadza się następujące zasady postępowania w sprawie poniesionych kosztów udziału pracowników, doktorantów, studentów i słuchaczy w wydarzeniach organizowanych poza Uniwersytetem Warszawskim.

1. Należy spodziewać się, że większość wydarzeń, które miały odbyć się w najbliższym czasie, będzie przekładana na później. W takiej sytuacji powinno się w pierwszej kolejności uzgodnić z organizatorami oraz biurem podróży obsługującym Uniwersytet Warszawski, czy możliwe jest przełożenie biletu lotniczego/kolejowego oraz opłaty konferencyjnej i zaliczki na hotel.

2. Osoby, które wykupiły bilety na podróż samolotem lub pociągiem, proszone są o kontakt telefoniczny lub e-mailowy z jednostką, która pośredniczyła w zakupie biletów: z administracją wydziałową/pozostałych jednostek lub z Biurem Współpracy z Zagranicą (anna.jarczewska@adm.uw.edu.pl), które pomogą w uzyskaniu informacji, czy istnieje możliwość zwrotu kosztów zakupu biletu lub też zamiany na inny termin.

3. W przypadku niemożności uzyskania zwrotu całości kosztów lub zmiany biletu na inny termin koszt powinien zostać uwzględniony jako kwalifikowany przy rozliczaniu projektów finansowanych ze źródeł krajowych (np. NCN) lub międzynarodowych (np. H2020). Uniwersytet podjął już rozmowy m.in. z NCN w sprawie uznawania ww. kosztów za kwalifikowalne z powodu wystąpienia stanu „wyższej konieczności”. Spodziewamy się podobnej decyzji ze strony agencji europejskich.

4. W przypadku poniesienia innych kosztów, np. opłaty konferencyjnej, dana osoba powinna zwrócić się do organizatorów o jej zwrot. Analogiczna sytuacja powinna dotyczyć portali internetowych pośredniczących w rezerwacji pobytu w hotelach lub rezerwacji dokonywanych bezpośrednio w hotelach.

5. W przypadku nieuznania kosztów opisanych w pkt. 3 i 4 za kwalifikowalne, w pierwszej kolejności zostaną one pokryte z kosztów pośrednich projektu zgodnie z zasadami ogólnouniwersyteckimi.

6. W przypadku wewnętrznego systemu grantowego (np. mikrograntów) powinny być stosowane zasady opisane w pkt. 2 i 4. W przypadku niemożliwości uzyskania zwrotów lub refundacji koszty te na wniosek kierownika projektu zostaną uznane za kwalifikowalne przez prorektora ds. naukowych.

7. W sytuacjach nieopisanych powyżej będą podejmowane indywidualne decyzje. Wnioski należy kierować – w zależności od projektu – do Biura Obsługi Badań, Biura Międzynarodowych Programów Badawczych lub biur, które uczestniczyły w składaniu wniosku. Dotyczy to w szczególności sytuacji, kiedy wartość kosztów pośrednich w projekcie będzie niewystarczająca na pokrycie kosztów niekwalifikowalnych.