29 maja ukazało się zarządzenie rektora UW dotyczące technicznych warunków organizacji obron rozpraw doktorskich w trybie zdalnym. Część jawna rejestrowana będzie w formie nagrania obrazu i dźwięku za pośrednictwem narzędzi do telekonferencji. Przeprowadzenie głosowania nad uchwałami Komisji Doktorskiej podczas posiedzenia niejawnego także umożliwią narzędzia informatyczne.

Obrona rozprawy doktorskiej ma charakter publiczny. Dzieli się na część jawną i niejawną. Podczas pierwszej przedstawiany jest życiorys naukowy kandydata ubiegającego się o nadanie stopnia naukowego doktora. Prezentowane są też: autoreferat z rozprawy doktorskiej oraz jej recenzje. Po nich następuje publiczna dyskusja nad rozprawą, w której mogą wziąć udział wszyscy uczestnicy posiedzenia poprzez zadawanie kandydatowi pytań.

W części niejawnej posiedzenia biorą udział wyłącznie członkowie Komisji Doktorskiej, którzy w głosowaniu podejmują uchwałę w sprawie wystąpienia do rady naukowej dyscypliny o nadanie stopnia doktora albo o odmowę nadania tego stopnia.

Część jawna obrony jest rejestrowana w formie nagrania obrazu i dźwięku z wykorzystaniem narzędzia do telekonferencji Google Meet. Kierownik jednostki może wystąpić do rektora z wnioskiem o wykorzystanie innego narzędzia informatycznego pod warunkiem posiadania odpowiedniej umowy lub licencji na jego użytkowanie oraz uzyskania pozytywnej opinii Inspektora Ochrony Danych UW.

W części jawnej publicznej obrony rozprawy doktorskiej może uczestniczyć, w tym zadawać pytania kandydatowi, każdy, kto wcześniej zarejestrował się jako jej uczestnik.

Po zamknięciu dyskusji nad rozprawą doktorską rozpoczyna się część niejawna posiedzenia, w trakcie której członkowie Komisji Doktorskiej głosują nad stosownymi uchwałami. Głosowanie to może się odbywać za pośrednictwem:

– narzędzia „Ankieter” dla głosowania jawnego i tajnego; 

– funkcji „chat” w narzędziu Google Meet dla głosowania jawnego.